一、 計(jì)劃立項(xiàng)
1、 工作時(shí)段安排
包括可行性報(bào)告分析、實(shí)施的具體方案、宣傳費(fèi)用計(jì)劃表。
（1）包括可行性報(bào)告分析立項(xiàng)的條件；進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查。
對(duì)行業(yè)而言項(xiàng)目的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)是否夠大。
地域性的考慮。要結(jié)合本地的實(shí)際特點(diǎn)，立項(xiàng)要符合當(dāng)?shù)氐牡貐^(qū)性。
時(shí)間性或者季節(jié)性的考慮。項(xiàng)目?jī)?nèi)容要符合季節(jié)特征，比如不能在冬天搞風(fēng)扇展之類的。
同時(shí)時(shí)間上要考慮避免國(guó)內(nèi)**展會(huì)的沖突。
（2）實(shí)施的具體方案
（3）宣傳費(fèi)用計(jì)劃表
A、廣告時(shí)間段的投入
以4-6個(gè)月為例，一般的廣告投入時(shí)間段為：項(xiàng)目開始（前兩個(gè)月）為總宣傳費(fèi)用的10%~20%[在專業(yè)媒體上投入]；三個(gè)月左右，重點(diǎn)投入為總宣傳費(fèi)用的30%~40%[主要在專業(yè)媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開展**個(gè)月，為總宣傳費(fèi)用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業(yè)媒體]。
B、廣告投放的形式
戶外廣告（主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會(huì)之**段時(shí)間以及展會(huì)期間）。
雜志報(bào)紙媒體廣告（主要是專業(yè)雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進(jìn)行）。
 
2、 尋找主辦單位
（1）主辦單位的條件：在當(dāng)?shù)匾?性、**度等
（2）合作方式：一種合作方式為對(duì)方單位為我們提供一些服務(wù)，費(fèi)用形式為展會(huì)利潤(rùn)的百分之幾；另一種形式為對(duì)方單位只是掛名形式，采用一次性付款。
3、申請(qǐng)各種批文
4、場(chǎng)地聯(lián)系
以成都為例，四川省展覽館主要是進(jìn)行大眾性的展會(huì)，主要是引起百姓關(guān)注的；而國(guó)際會(huì)展中心主要進(jìn)行專業(yè)性的展會(huì)。
5、聯(lián)系宣傳媒體
（1） 對(duì)象：專業(yè)媒體和大眾媒體。
（2） 方式：直接付款；用展位交換和我們會(huì)刊廣告交換。
6、制作邀請(qǐng)函（已經(jīng)附）
7、建立客戶名錄（通過(guò)會(huì)刊收集和雜志、網(wǎng)站等）
二、 實(shí)施招展
1、 招展方式：主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等。
2、 招展的步驟：
（1）發(fā)布信息（主要通過(guò)電話傳真、郵件等方式把項(xiàng)目邀請(qǐng)函發(fā)給客戶名錄中的單位）。
（2）跟蹤拜訪（找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人）
A、在對(duì)方收到邀請(qǐng)函后進(jìn)行*一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會(huì)產(chǎn)生三種客戶：即時(shí)決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）；
針對(duì)*一種客戶：
問(wèn)清客戶需求
要求進(jìn)一步促成購(gòu)買
愉快地答應(yīng)客戶的
 
針對(duì)*二種客戶：
了解客戶拒絕的原因
為面談作好準(zhǔn)備
二次面談
向客戶推薦下一屆展覽會(huì)
要求客戶介紹其它客戶
保持關(guān)系，待以后聯(lián)系
 
針對(duì)*三種客戶：
問(wèn)清客戶需求和異議
進(jìn)行*二次拜訪
消除顧客顧慮
3、招展中用到的文書：項(xiàng)目邀請(qǐng)函、展位確認(rèn)書、參展商指南。

三、 實(shí)施招商
（1） 在招展過(guò)程中，可以把拒絕型客戶轉(zhuǎn)換成參觀商。
（2） 通過(guò)媒體可以間接招來(lái)一些參觀商。
（3） 主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級(jí)市場(chǎng)進(jìn)行專業(yè)觀眾的組織；發(fā)短信息邀請(qǐng)；打電話邀請(qǐng)。
（4） 組辦單位為展會(huì)提供的工作。
 
四、 相關(guān)活動(dòng)
展覽會(huì)的相關(guān)活動(dòng)，是指研討會(huì)、技術(shù)交流等。舉辦這些活動(dòng)的目的，是為參展商和貿(mào)易觀眾提供附加服務(wù)，從而提高展覽會(huì)的形象與檔次。
 
五、 展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)
（1） 布展：參展商提前兩天進(jìn)行布展工作。展臺(tái)的搭建、展位的協(xié)調(diào)、后期款的收付、物品的運(yùn)輸?shù)取?
（2） 開展：現(xiàn)場(chǎng)的協(xié)調(diào)；觀眾的組織；配套的服務(wù)等。